Regulamin udzielania zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane - 2021

Rozdział I – Zakres regulacji

§ 1

Zakres stosowania Regulaminu

Regulamin udzielania zamówień na dostawy, usługi lub roboty budowlane w Zakładzie Gospodarki Ciepłowniczej w Tomaszowie Mazowieckim sp. z o.o, zwany dalej „Regulaminem” określa warunki oraz zasady udzielania zamówień w niniejszej Spółce, zwanej dalej zamawiającym.
Regulamin niniejszy określa zasady postępowania przy udzielaniu zamówień sektorowych, do których nie ma zastosowania ustawa z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. poz. 2019 z późniejszymi zmianami).
Na podstawie niniejszego Regulaminu, zamawiający udziela zamówień na dostawy, usługi lub roboty budowlane, w celu wykonywania działalności polegającej na tworzeniu sieci przeznaczonych do świadczenia publicznych usług związanych z produkcją, przesyłaniem lub dystrybucją ciepła lub dostarczania ciepła do takich sieci lub kierowania takimi sieciami, jeżeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 130.000 PLN i jest mniejsza niż wyrażona w złotych równowartość kwoty 428.000 euro dla dostaw lub usług oraz jest mniejsza niż wyrażona w złotych równowartość kwoty 5.350.000 euro dla robot budowlanych.
W przypadku udzielania zamówień sektorowych na usługi społeczne i inne szczególne usługi, Regulamin niniejszy ma zastosowanie, jeżeli wartość zamówienia jestniższa niż wyrażona w złotych równowartość kwoty 1.000.000 euro.

§ 2

Słownik użytych pojęć

Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

Zamawiającym lub Spółce – należy przez to rozumieć Zakład Gospodarki Ciepłowniczej w Tomaszowie Mazowieckim sp. z o.o. z siedzibą w Tomaszowie Mazowieckim,
Kierowniku zamawiającego – należy przez to rozumieć Zarząd Spółki Zakładu Gospodarki Ciepłowniczej w Tomaszowie Mazowieckim sp. z o.o. z siedzibą w Tomaszowie Mazowieckim;
Wykonawcy – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nie posiadającą osobowości prawnej, która oferuje na rynku wykonanie robót budowlanych, dostawę produktów lub świadczenie usług lub ubiega się o udzielenie zamówienia, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia;
Uczestnikach postępowania – należy przez to rozumieć, przed złożeniem oferty –wykonawców, którzy otrzymali SIWZ, a po złożeniu ofert – wykonawców, którzy złożyli oferty;
robotach budowlanych – należy przez to rozumieć wykonanie albo zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych w rozumieniu ustawy z dnia 7 lipca 1994r. – Prawo budowlane (tj. Dz. U. z 2020 r. poz. 1333), a także realizację obiektu budowlanego w rozumieniu tej ustawy za pomocą dowolnych środków, zgodnie z wymaganiami określonymi przez zamawiającego;
dostawach – należy przez to rozumieć nabywanie rzeczy, praw oraz innych dóbr, w szczególności na podstawie umowy sprzedaży, dostawy, najmu, dzierżawy oraz leasingu;
usługach – należy przez to rozumieć wszelkie świadczenia, których przedmiotem nie są roboty budowlane lub dostawy;
wartości zamówienia – należy przez to rozumieć całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez zamawiającego z należytą starannością;
cenie oferty – należy przez to rozumieć wartość wyrażoną w jednostkach pieniężnych, którą zamawiający jest obowiązany zapłacić wykonawcy za towar lub usługę wraz z należnym podatkiem od towarów i usług;
Komisji przetargowej – należy przez to rozumieć komisję przetargową powołaną przez zamawiającego do zorganizowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia;
najkorzystniejszej ofercie – należy przez to rozumieć ofertę z najniższą ceną albo ofertę, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny oraz innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia.
SIWZ – należy przez to rozumieć specyfikację istotnych warunków zamówienia.

§ 3

Czynności Kierownika zamawiającego

Kierownik zamawiającego powierza przygotowanie i przeprowadzenie postępowania
o udzielenie zamówienia pracownikom zatrudnionym w Spółce, a w szczególności pracownikom Działu Nadzoru Inwestycyjnego.
Do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia Kierownik zamawiającego powołuje Komisję przetargową.
Komisja przetargowa działa w oparciu o Regulamin pracy Komisji przetargowej.
Kierownik zamawiającego sprawuje nadzór nad udzielaniem zamówień i zatwierdza dokonane czynności w postępowaniu.

§ 4

Ustalenie wartości zamówienia

Ustalenia wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi, oraz nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane, w oparciu o średni kurs złotego w stosunku do euro stanowiący podstawę przeliczenia wartości zamówienia, obowiązującego w dacie uzyskania zgody Zarządu Spółki na wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia.
O średnim kursie złotego w stosunku do euro stanowiącym podstawę przeliczenia wartości zamówienia zawiadamia Prezes UZP na stronie www.uzp.gov.pl.
Ustalenie wartości zamówienia dokonuje się:
- a) dla usług i dostaw: na podstawie aktualnych cen rynkowych pozyskanych z różnych cenników, doświadczenia zamawiającego będącego wynikiem poprzednio udzielonych zamówień, badania rynku,
- b) dla robót budowlanych: na podstawie kosztorysu inwestorskiego albo kalkulacji własnej sporządzonej w oparciu o dotychczas ponoszone rzeczywiste koszty inwestycji i informacje uzyskane z rynku.

§ 5

Opis przedmiotu zamówienia

Przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący za pomocą dostatecznie dokładnych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty.
Przedmiot zamówienia na roboty budowlane opisuje się za pomocą dokumentacji projektowej oraz specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót budowlanych. Jeżeli przedmiotem zamówienia jest zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych w rozumieniu ustawy z 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane (Dz. U. z 2010r. Nr 243, poz. 1623 z późn. zm.), zamawiający opisuje przedmiot zamówienia za pomocą programu funkcjonalno-użytkowego, obejmującego opis zadania budowlanego (w którym podaje się przeznaczenie ukończonych robót budowlanych oraz stawiane im wymagania techniczne, ekonomiczne, architektoniczne, materiałowe i funkcjonalne).
Szczegółowy zakres i formę dokumentacji projektowej, specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót budowlanych oraz programu funkcjonalno-użytkowego określa rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 2 września 2004 r.

§ 6

Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia

Specyfikacja istotnych warunków zamówienia zawiera co najmniej:
- a) nazwę (firmę) oraz adres zamawiającego,
- b) tryb udzielenia zamówienia,
- c) opis przedmiotu zamówienia,
- d) termin wykonania zamówienia,
- e) warunki udziału w postępowaniu wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu,
- f) informacje o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcami,
- g) miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert,
- h) termin związania ofertą,
- i) opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów oraz sposobu oceny ofert,
- j) wymagania dotyczące wadium, jeżeli zamawiający żąda jego wniesienia.
W razie potrzeby specyfikacja istotnych warunków zamówienia powinna również zawierać w szczególności:
- a) opis sposobu przygotowywania oferty,
- b) opis sposobu obliczenia ceny,
- c) informację o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia,
- d) wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy, jeżeli zamawiający żąda zabezpieczenia,
- e) istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia, ogólne warunki umowy albo wzór umowy, jeżeli zamawiający wymaga od wykonawcy, aby zawarł z nim umowę w sprawie zamówienia na takich warunkach,
- f) opis części zamówienia, jeżeli zamawiający dopuszcza składnie ofert częściowych,
- g) informacje o przewidywanych zamówieniach,
- h) opis sposobu przedstawiania ofert wariantowych oraz minimalne warunki, jakim muszą odpowiadać oferty wariantowe, jeżeli zamawiający dopuszcza ich składanie,
- i) informacje dotyczące walut w jakich mogą być prowadzone rozliczenia między zamawiającym a wykonawcą, jeżeli zamawiający przewiduje rozliczenia w walutach obcych.
Zamawiający żąda wskazania przez wykonawcę w ofercie części zamówienia, której wykonanie powierzy podwykonawcom.
Wykonawca może powierzyć wykonanie zamówienia podwykonawcom, z wyjątkiem wypadku, gdy ze względu na specyfikę przedmiotu zamówienia zamawiający zastrzeże w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, że wskazane kluczowe części zamówienia nie mogą być powierzone podwykonawcom.
Specyfikację istotnych warunków zamówienia przekazuje się wykonawcom nie później niż w terminie 5 dni od dnia otrzymania wniosku o jej przekazanie, z zastrzeżeniem § 21 ust. 4 niniejszego Regulaminu. Zamawiający może zamieścić SIWZ na swojej stronie internetowej.
W uzasadnionych przypadkach zamawiający może, przed upływem terminu składania ofert zmienić treść specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Dokonaną zmianę specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamawiający przekazuje niezwłocznie wszystkim wykonawcom, którym przekazano specyfikację istotnych warunków zamówienia oraz zamieszcza na swojej stronie internetowej.
Jeżeli w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego zmiana treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia prowadzi do zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu, zamawiający zamieszcza ogłoszenie o zmianie ogłoszenia na swojej stronie internetowej,
Jeżeli zamawiający uzna, że w wyniku zmiany treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia jest niezbędny dodatkowy czas na wprowadzenie zmian w ofertach – może przedłużyć termin składania ofert, informując o tym wykonawców, którym przekazano specyfikację istotnych warunków zamówienia,
Na pisemny wniosek wykonawcy zamawiający może przedłużyć termin składania ofert.

Rozdział II – Zasady udzielania zamówień

§ 7

Ogólne zasady udzielania zamówień

Zamawiający przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia
w sposób zapewniający równe traktowanie wykonawców.
Postępowanie o udzielenie zamówienia, z zastrzeżeniem wyjątków określonych w Regulaminie prowadzi się z zachowaniem formy pisemnej, w języku polskim.

§ 8

Procedura przygotowawcza

Przeprowadzenie procedury przetargowej wymaga sporządzenia wniosku o udzielenie zamówienia, oraz uzyskania zgody Zarządu Spółki.

§ 9

Wykonawcy

Zamówienie będzie udzielone wykonawcy, który został wybrany na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie i SIWZ.
Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W tym przypadku wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia. Jeżeli oferta wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia została wybrana zamawiający może żądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia przedłożenia umowy regulującej współpracę tych wykonawców.
Postanowienia niniejszego Regulaminu dotyczące wykonawcy stosuje się odpowiednio do wykonawców, o których mowa w § 9 ust. 2.

§ 10

Warunki ubiegania się o udzielenie zamówienia

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy którzy:
- a) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania,
- b) posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie,
- c) dysponują odpowiednim potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia,
- d) znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia,
- e) nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia na podstawie niniejszego Regulaminu.
W celu wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w ust. 1 pkt a)-d) zamawiający może żądać od wykonawcy w szczególności następujących dokumentów:
- a) aktualnego odpisu z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert,
- b) koncesji, zezwolenia lub licencji, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania koncesji, zezwolenia lub licencji na podjęcie działalności gospodarczej w zakresie objętym zamówieniem,
- c) wykazu robót budowlanych odpowiadających swoim rodzajem i wielkością robotom budowlanym stanowiącym przedmiot zamówienia, wykonanych w okresie ostatnich pięciu lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, z podaniem ich rodzaju i wartości, daty i miejsca wykonania oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że roboty zostały wykonane zgodnie z zasadami sztuki budowlanej i prawidłowo ukończone,
- d) wykazu wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie,
- e) zaświadczenia podmiotu uprawnionego do kontroli jakości potwierdzającego, iż oznaczone produkty będące przedmiotem dostawy odpowiadają określonym normom lub specyfikacjom technicznym,
- f) wykazu narzędzi, wyposażenia zakładu i urządzeń technicznych dostępnych wykonawcy usług lub robót budowlanych w celu realizacji zamówienia wraz z informacją o podstawie dysponowania tymi zasobami,
- g) oświadczenia na temat wielkości średniego rocznego zatrudnienia u wykonawcy usług lub robót budowlanych oraz liczebności personelu kierowniczego w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania, a w przypadku gdy okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie,
- h) wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, wraz z informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami,
- i) oświadczenia, że osoby, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, posiadają wymagane uprawnienia, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień,
- j) bilansu oraz rachunku zysku i strat lub innych dokumentów określających obroty, zysk oraz zobowiązania i należności – za okres nie dłuższy niż ostatnie trzy lata obrotowe, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – za ten okres,
- k) informacji banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, w których wykonawca posiada rachunek, potwierdzającej wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową wykonawcy, wystawionej nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert,
- l) opłaconej polisy, a w przypadku jej braku innego dokumentu potwierdzającego, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia.
Warunki udziału w postępowaniu, o których mowa w ust. l powinny być związane z przedmiotem zamówienia oraz proporcjonalne do przedmiotu zamówienia.

§ 11

Wykluczenie wykonawców

Z postępowania o udzielenie zamówienia prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego wyklucza się:
- a) wykonawców, którzy wyrządzili szkodę nie wykonując zamówienia lub wykonując je nienależycie, jeżeli szkoda ta została stwierdzona orzeczeniem sądu, które uprawomocniło się w okresie trzech lat przed wszczęciem postępowania;
- b) wykonawców, w stosunku do których otwarto likwidację lub których upadłość ogłoszono, z wyjątkiem wykonawców, którzy po ogłoszeniu upadłości zawarli układ zatwierdzony prawomocnym postanowieniem sądu, jeżeli układ nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli poprzez likwidację majątku upadłego;
- c) wykonawców, którzy zalegają z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne, z wyjątkiem przypadków gdy uzyskali oni przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie, rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu;
- d) wykonawców których prawomocnie skazano za przestępstwa karne, przestępstwo o charakterze terrorystycznym lub przestępstwo skarbowe, określone w art. 108 ust. 1 pkt. 1) ustawy Prawo zamówień publicznych,
- e) podmioty zbiorowe, wobec których sąd orzekł zakaz ubiegania się o zamówienia, na podstawie przepisów o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary.
Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się również wykonawców, którzy w szczególności:
- a) złożyli nieprawdziwe informacje mające wpływ lub mogące mieć wpływ na wynik prowadzonego postępowania,
- b) nie wykazali spełniania warunków udziału w postępowaniu, w szczególności nie złożyli dokumentów potwierdzających spełnianie tych warunków,
- c) nie wnieśli wadium, w tym również na przedłużony okres związania ofertą lub nie zgodzili się na przedłużenie okresu związania ofertą.
W celu wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia zamawiający może żądać od wykonawcy następujących dokumentów:
- a) oświadczenia o braku podstaw do wykluczenia,
- b) aktualnego odpisu z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstawy do wykluczenia wskazanej w § 11 ust.1 pkt b) niniejszego Regulaminu – wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert,
- c) aktualnego zaświadczenia właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków, lub zaświadczenia, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu – wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert,
- d) aktualnego zaświadczenia właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia zdrowotne i społeczne, lub potwierdzenia, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu -wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert,
- e) aktualnej informacji z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w § 11 ust. 1 pkt d) – e), wystawionej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.

Zamawiający zawiadamia niezwłocznie wykonawców wykluczonych z postępowania o podstawie wykluczenia. Ofertę wykonawcy wykluczonego z postępowania odrzuca się.

§ 12

Wymagane dokumenty

W postępowaniu o udzielenie zamówienia zamawiający może żądać od wykonawców oświadczeń lub dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania. Oświadczenia lub dokumenty potwierdzające spełnianie:
- a) warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w § 10 ust. 1 Regulaminu,
- b) przez oferowanie dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych przez zamawiającego
- c) zamawiający wskazuje w SIWZ.

Zamawiający może żądać od wykonawcy wszelkich oświadczeń i dokumentów, które pozwolą na dokonanie oceny wiarygodności złożonej oferty oraz ocenę wiarygodności finansowej wykonawcy.
Wykonawca składa wraz z ofertą oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu oraz oświadczenie o spełnieniu przez oferowanie dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych przez zamawiającego. Ponadto, wykonawca złoży dokumenty potwierdzające w/w okoliczności w przypadku, gdy zamawiający zażąda ich złożenia.
Zamawiający może wezwać wykonawcę, który – do dnia upływu terminu składania ofert nie złożył oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w § 12 ust. 1, albo który złożył wymagane przez zamawiającego oświadczenia lub dokumenty zawierające jednakże błędy, do ich złożenia w wyznaczonym przez siebie terminie. Nie złożenie oświadczeń oraz dokumentów we wskazanym terminie skutkuje odrzuceniem oferty.
Zamawiający może także wezwać wykonawcę, w wyznaczonym przez siebie terminie do złożenia wyjaśnień dotyczących oświadczeń oraz dokumentów, o których mowa w § 12 ust. 1.
Dokumenty wymagane przez zamawiającego są składane w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę tj. osoby upoważnione do reprezentacji wykonawcy zgodnie z wpisem do KRS lub zaświadczeniem z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej.
Wszelkie koszty związane z uzyskaniem dokumentów wymaganych przez zamawiającego ponosi wykonawca.

§ 13

Sposób i forma przekazywania dokumentów

W postępowaniach o udzielenie zamówienia oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje zamawiający i wykonawcy przekazują, zgodnie z wyborem zamawiającego – pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną.
Oferta może być złożona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. Oferta w formie elektronicznej pod rygorem nieważności musi być podpisana podpisem elektronicznym (podpis kwalifikowany, profil zaufany, podpis osobisty).
Zaproszenie do składania ofert, ogłoszenie o postępowaniu oraz zaproszenie do negocjacji zawiera informację, że postępowanie jest prowadzone zgodnie z Regulaminem, a w postępowaniu tym nie obowiązują przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych.

§ 14

Jawność i dokumentowanie postępowania

Postępowanie jest jawne z wyjątkiem informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, a wykonawca składając ofertę zastrzegł w odniesieniu do tych informacji, że nie mogą być one udostępnione innym uczestnikom postępowania.
Protokół postępowania o udzielenie zamówienia wraz z załącznikami są jawne Załączniki do protokołu udostępnia się po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty lub unieważnieniu postępowania z tym, że oferty udostępnia się od chwili ich otwarcia.
Zamawiający nie może ujawniać:
- a) informacji, których ujawnienie narusza ważny interes państwa, ważne interesy handlowe stron oraz dane wrażliwe według przepisów RODO,
- b) informacji związanych z przebiegiem badania, oceny i porównywania treści złożonych ofert, z wyjątkiem informacji zamieszczonych w protokole, a nie stanowiących informacji niejawnych określonych odrębnymi przepisami.
Podczas prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia zamawiający sporządza protokół postępowania o udzielenie zamówienia, który zawiera co najmniej:
- a) opis przedmiotu zamówienia,
- b) informacje o trybie udzielenia zamówienia,
- c) informacje o wykonawcach,
- d) cenę oraz inne istotne elementy ofert,
- e) informacje o odrzuceniu ofert,
- f) unieważnieniu postępowania, wskazanie wybranej oferty.
Oferty, opinie biegłych (rzeczoznawców), wszelkie oświadczenia, zawiadomienia, wnioski oraz inne dokumenty i informacje składane przez zamawiającego i wykonawców stanowią załączniki do protokołu.
Zamawiający udostępnia dokumenty, o których mowa w § 14 ust. 4 i 5 na pisemny wniosek.

§ 15

Oferta

Każdy wykonawca może złożyć jedną ofertę. Ofertę sporządza się w języku polskim, z zachowaniem formy pisemnej pod rygorem nieważności.
Treść oferty musi odpowiadać treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia.
Zmiany albo wycofanie oferty przez wykonawcę są możliwe przed upływem terminu do składania ofert i wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.
Ofertę złożoną po terminie odrzuca się.
Wykonawca jest związany ofertą do upływu terminu określonego w SIWZ.
W uzasadnionych przypadkach przed upływem terminu związania ofertą zamawiający może zwrócić się do wykonawcy o wyrażenie zgody na przedłużenie tego terminu o oznaczony okres.
Zgoda wykonawcy na przedłużenie okresu związania ofertą jest dopuszczalna tylko
z jednoczesnym przedłużeniem okresu ważności wadium albo, jeśli jest to możliwe,
z wniesieniem nowego wadium na przedłużony okres związania ofertą.
Odmowa wyrażenia zgody, o której mowa w ust. 6 nie powoduje utraty wadium.
Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

§ 16

Kryteria oceny ofert

Zamawiający wybiera ofertę najkorzystniejszą na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w SIWZ.
W toku badania i oceny ofert zamawiający może żądać od wykonawców złożenia w określonym terminie pisemnych wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
Zamawiający poprawia w ofercie:
- a) omyłki pisarskie,
- b) omyłki rachunkowe w obliczeniu ceny,
- c) inne omyłki polegające na niezgodności oferty ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia, nie powodujące istotnych zmian w treści oferty,

– niezwłocznie zawiadamiając o tym wykonawcę, którego oferta została poprawiona.

§ 17

Wybór najkorzystniejszej oferty

Zamawiający wybiera najkorzystniejszą spośród nie odrzuconych ofert, wyłącznie na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w SIWZ.
Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z niższą ceną.
Jeżeli w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w którym jedynym kryterium oceny ofert jest cena, nie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, zamawiający wzywa wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez zamawiającego ofert dodatkowych.
Wykonawcy składając oferty dodatkowe nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach. W przypadku złożenia dodatkowych ofert z tą samą ceną zamawiający unieważnia postępowanie.
W postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego oraz zapytania o cenę zamawiający niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty zawiadamia wykonawców, którzy złożyli oferty o wyborze najkorzystniejszej oferty, podając: imię, nazwisko, nazwę (firmę), adres siedziby lub miejsce zamieszkania wykonawcy, którego ofertę wybrano oraz uzasadnienie jej wyboru, a także imiona, nazwiska, nazwy (firmy), adresy siedziby lub miejsc zamieszkania wykonawców, którzy złożyli oferty.
Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający zamieszcza informacje, o których mowa w ust. 5 na stronie internetowej,
Zamawiający dodatkowo informuje wykonawcę, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza o terminie podpisania umowy.
Jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, uchyla się od zawarcia umowy, nie wnosi wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy, zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzenia ich ponownej oceny.

§ 18

Odrzucenie ofert

Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli:
- a) jest niezgodna z Regulaminem,
- b) jej treść nie odpowiada treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
  z zastrzeżeniem §16 ust. 3 pkt c),
- c) została złożona po terminie składania oferty,
- d) zawiera błędy w obliczeniu ceny, których nie można poprawić na podstawie §16 ust. 3 pkt b),
- e) wykonawca w terminie 3 dni od dnia przekazania zawiadomienia nie zgodził się na poprawienie omyłek, o której mowa w §16 ust. 3 pkt b) i c),
- f) zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia,
- g) jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów
  o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji,
- h) jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów.
- i) została złożona przez wykonawcę:
  - – wykluczonego z postępowania o udzielenie zamówienia,
  - – który nie wykazał spełnienia warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w § 10 ust. 1 Regulaminu.
Zamawiający w celu ustalenia, czy oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, zwraca się do wykonawcy o udzielenie w określonym terminie pisemnych wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny.
Zamawiający, oceniając wyjaśnienia o których mowa w ust. 2, bierze pod uwagę obiektywne czynniki, w szczególności oszczędność metody wykonania zamówienia, wybrane rozwiązanie techniczne, wyjątkowo sprzyjające warunki wykonywania zamówienia dostępne dla wykonawcy, oryginalność projektu wykonawcy oraz wpływ pomocy publicznej udzielonej na podstawie oddzielnych przepisów.
O odrzuceniu oferty zmawiający niezwłocznie zawiadamia wykonawcę, którego ofertę odrzucił, podając uzasadnienie faktyczne.

§ 19

Unieważnienie postępowania

Zamawiający unieważnia postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli:
- a) nie złożono żadnej oferty niepodlegającej odrzuceniu,
- b) w przypadku, o którym mowa w §17 ust. 3 zostały złożone oferty z tą samą ceną,
- c) cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba że istnieje możliwość zwiększenia środków na sfinansowanie zamówienia,
- d) wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie zamawiającego, czego nie można było wcześniej przewidzieć,
- e) postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy w sprawie zamówienia,
Zamawiający może unieważnić postępowanie również z innych przyczyn.
O unieważnieniu postępowania o udzielenie zamówienia zamawiający zamieszcza informację na stronie internetowej, a ponadto zawiadamia wszystkich wykonawców, którzy:
- a) ubiegali się o udzielenie zamówienia – w przypadku unieważnienia postępowania przed upływem terminu składania ofert,
- b) złożyli oferty – w przypadku unieważnienia postępowania po upływie terminu składania ofert.

Rozdział III – Tryby udzielania zamówień

§ 20

Tryby udzielania zamówień

Udzielenie zamówienia może nastąpić w trybie:
- a) zapytania o cenę,
- b) przetargu nieograniczonego,
- c) zamówienia z wolnej ręki.
Podstawowym trybem udzielania zamówień w Spółce jest tryb zapytania o cenę.

§ 21

Zapytanie o cenę

Zapytanie o cenę to tryb udzielenia zamówienia, w którym zamawiający kieruje zapytanie
o cenę do wybranych przez siebie wykonawców i zaprasza ich do składania ofert.
Zamawiający wszczyna postępowanie w trybie zapytania o cenę, zapraszając do składania ofert taką liczbę wykonawców świadczących w ramach prowadzonej przez nich działalności dostawy lub usługi bądź też wykonujących roboty budowlane – będące przedmiotem zamówienia, która zapewnia konkurencję oraz wybór najkorzystniejszej oferty, nie mniej niż 3.
Wyboru wykonawców do których zostaną skierowane zaproszenia do składania ofert dokonuje Komisja przetargowa. Wybór wykonawców, o których mowa powyżej powinien zostać potwierdzony przez Kierownika zamawiającego.
Wraz z zaproszeniem do składania ofert zamawiający przekazuje wykonawcy specyfikację istotnych warunków zamówienia.
Zapraszając do składania ofert zamawiający może żądać od wykonawców wniesienia wadium.
Zamawiający wyznacza termin składania ofert z uwzględnieniem czasu niezbędnego na przygotowanie i złożenie oferty.
Każdy z wykonawców może zaproponować tylko jedną cenę. Zamawiający może zaprosić do negocjacji ceny wykonawców, którzy zaproponowali dwie najkorzystniejsze ceny.
Zamawiający udziela zamówienia wykonawcy, który zaoferował najniższą cenę.
Jeżeli nie można dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, zamawiający wzywa wykonawców, którzy złożyli te oferty do złożenia ofert dodatkowych. Cena oferty dodatkowej nie może być wyższa od ceny złożonej oferty.

§ 22

Wadium

Zamawiający może żądać od wykonawców wniesienia wadium w wysokości nie większej niż 5 % wartości zamówienia. Jeżeli zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych lub udziela zamówienia w częściach, określa kwotę wadium dla każdej części.
Jeżeli zamawiający przewiduje udzielenie zamówień dodatkowych lub podobnych, określa kwotę wadium dla wartości zamówienia podstawowego.
Wadium wnosi się przed upływem terminu składania ofert w jednej z form:
- a) pieniądzu,
- b) gwarancji bankowej,
- c) gwarancji ubezpieczeniowej
Wadium musi obejmować termin związania ofertą. Termin wniesienia wadium upływa wraz z terminem składania ofert. Za termin wniesienia wadium w pieniądzu uważa się termin uznania rachunku zamawiającego.

§ 23

Zwrot wadium

Zamawiający zwraca wadium wszystkim wykonawcom niezwłocznie, po wyborze oferty najkorzystniejszej lub unieważnieniu postępowania, z wyjątkiem wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza.
Wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza zamawiający zwraca wadium niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia oraz wniesieniu zabezpieczenia należytego wykonania umowy, jeżeli jego wniesienia żądano.
Zamawiający zwraca niezwłocznie wadium, na pisemny wniosek wykonawcy, który wycofał ofertę przed upływem terminu składania ofert.
Zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami, jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana:
- a) odmówił podpisania umowy w sprawie zamówienia na warunkach określonych w ofercie,
- b) nie wniósł wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy,
- c) zawarcie umowy w sprawie zamówienia stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie wykonawcy.

§ 24

Przetarg nieograniczony

Przetarg nieograniczony to tryb udzielania zamówienia, w którym w odpowiedzi
na publiczne ogłoszenie o zamówieniu, oferty mogą składać wszyscy zainteresowani wykonawcy.
Zamawiający udziela zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego, jeżeli zachodzi co najmniej jedna z następujących okoliczności:
- a) nie ma możliwości skierowania zaproszeń do składania ofert w trybie zapytania o cenę do co najmniej trzech wykonawców,
- b) w postępowaniu prowadzonym uprzednio w trybie zapytania o cenę nie złożono żadnej oferty lub wszystkie oferty zostały odrzucone albo postępowanie prowadzone w w/w trybie zostało unieważnione wobec stwierdzenia jednej z przyczyn unieważnienia postępowania określonych w niniejszym Regulaminie,
- c) wartość zamówienia przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 50.000 euro dla dostaw lub usług bądź wyrażoną w złotych równowartość kwoty 100.000 euro dla robót budowlanych,
- d) jeżeli celowe jest upublicznienie postępowania,
- e) jeżeli zamówienie jest współfinansowane ze środków Unii Europejskiej.
Niezależnie od okoliczności wskazanych w ust. 2 zamówienie w trybie przetargu nieograniczonego może być udzielone również w innych przypadkach, jeżeli umożliwia to uzyskanie najkorzystniejszych warunków zamówienia.
Zamawiający wszczyna postępowanie w trybie przetargu nieograniczonego zamieszczając ogłoszenie o zamówieniu na stronie internetowej www.zgc.com.pl
Zamawiający może opublikować ogłoszenie o zamówieniu również w inny sposób (np. w prasie lokalnej lub o zasięgu ogólnokrajowym), w szczególności w przypadku, gdy ze względu na charakter zamówienia, informacja o wszczętym postępowaniu winna dotrzeć do możliwie jak największej liczby potencjalnych wykonawców.
Ogłoszenie o zamówieniu w przypadku wszczęcia postępowania w trybie przetargu nieograniczonego zawiera, co najmniej:
- a) nazwę (firmę) i adres zamawiającego,
- b) określenie trybu zamówienia,
- c) określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych,
- d) informację o możliwości złożenia oferty wariantowej,
- e) termin wykonania zamówienia,
- f) warunki udziału w postępowaniu,
- g) informację na temat wadium (jeżeli jest wymagane),
- h) kryteria oceny ofert i ich znaczenie,
- i) miejsce i termin składania ofert,
- j) termin związania ofertą,
- k) informację o sposobie uzyskania specyfikacji istotnych warunków zamówienia.
Zamawiający wyznacza termin składania ofert, z uwzględnieniem czasu niezbędnego na przygotowanie i złożenie oferty z tym zastrzeżeniem, że termin ten nie może być krótszy niż 7 dni w postępowaniu na dostawy lub usługi i 14 dni w postępowaniu na roboty budowlane – od dnia zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu.

§ 25

Zamówienie z wolnej ręki

Zamówienie z wolnej ręki to tryb udzielenia zamówienia, w którym zamawiający udziela zamówienia po negocjacjach tylko z jednym wykonawcą.
Zamawiający może udzielić zamówienia w trybie zamówienia z wolnej ręki ze względu na pilną potrzebę udzielenia zamówienia, czego wcześniej nie można było przewidzieć.
Niezależnie od okoliczności wskazanej powyżej zamówienie z wolnej ręki może być udzielone również w innych przypadkach, jeżeli jest to uzasadnione potrzebami zamawiającego, a wykonanie zamówienia przez wybranego wykonawcę gwarantuje osiągnięcie celu zamówienia, w tym parametrów jakościowych.
Wyboru wykonawcy, z którym będą prowadzone negocjacje dokonuje Kierownik zamawiającego.
Zaproszenie do negocjacji zawiera co najmniej:
- a) nazwę (firmę) i adres zamawiającego,
- b) określenie trybu zamówienia,
- c) określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia,
- d) termin wykonania zamówienia,
- e) miejsce oraz termin negocjacji z zamawiającym.
Wraz z zaproszeniem do negocjacji zamawiający przekazuje wykonawcy inne informacje niezbędne do przeprowadzenia postępowania, w tym wymagania co do warunków udziału w postępowaniu.
Najpóźniej wraz z zawarciem umowy w sprawie zamówienia wykonawca składa oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz dokumenty potwierdzające spełnienie warunków, jeżeli zamawiający żąda tych dokumentów.

Rozdział IV – Umowy w sprawie zamówień

§ 26

Umowa

Do umów w sprawie zamówienia, zwanych dalej „umowami” stosuje się przepisy ustawy
z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny oraz postanowienia niniejszego Regulaminu.
Zamawiający zawiera umowę po przekazaniu wykonawcy zawiadomienia o wyborze jego oferty jako najkorzystniejszej.
Umowa wymaga pod rygorem nieważności zachowania formy pisemnej. Dopuszczalne jest zawarcie umowy w formie elektronicznej z podpisami elektronicznymi (podpis kwalifikowany, profil zaufany, podpis osobisty).
Zakres świadczenia wykonawcy wynikający z umowy jest tożsamy z jego zobowiązaniem zawartym w ofercie oraz warunkami zawartymi w SIWZ.
Wykonawcy występujący wspólnie ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy i wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
Zakazuje się istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, chyba że zamawiający przewidział możliwość dokonania takich zmian w ogłoszeniu o zamówieniu, w specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub w umowie, bądź też zmiany takie okazały się konieczne, czego nie można było przewidzieć przed zawarciem umowy.
W razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie zamawiającego, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. W takim wypadku wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części umowy.

§ 27

Zabezpieczenie należytego wykonania umowy

Zamawiający może żądać od wykonawcy wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy, w wysokości od 2 do 5 % ceny całkowitej podanej w ofercie, zwanego dalej „zabezpieczeniem”.
Zabezpieczenie należytego wykonania umowy wykonawca wnosi w dniu podpisania umowy lub w innym terminie uzgodnionym z zamawiającym. Zabezpieczenie służy pokryciu roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy.
Zabezpieczenie może być wniesione w jednej z następujących form:
- a) pieniądzu,
- b) gwarancji bankowej,
- c) gwarancji ubezpieczeniowej.

Zamawiający zwraca zabezpieczenie w terminie 30 dni od dnia wykonania zamówienia i uznania przez zamawiającego za należycie wykonane, z zastrzeżeniem ust. 5.
Kwota pozostawiona na zabezpieczenie roszczeń z tytułu rękojmi za wady lub gwarancji jakości nie może przekraczać 30% wysokości zabezpieczenia.
Kwota, o której mowa w ust. 5 jest zwracana nie później niż w 15 dniu po upływie okresu rękojmi za wady lub okresu udzielonej gwarancji jakości.

Rozdział V – Postanowienia końcowe

§ 28

W postępowaniach prowadzonych na podstawie niniejszego Regulaminu wykonawcom nie przysługują środki ochrony prawnej przewidziane w ustawie Prawo zamówień publicznych (odwołanie, skarga).
Wykonawca, którego interes prawny doznał uszczerbku na skutek naruszenia postanowień Regulaminu może złożyć skargę do kierownika jednostki w terminie 5 dni od dnia powzięcia wiadomości o tym naruszeniu.
Zamawiający rozpoznaje skargę w terminie 5 dni od jej otrzymania, udzielając wykonawcy pisemnej odpowiedzi. Brak udzielenia odpowiedzi w terminie oznacza oddalenie zarzutów podniesionych w skardze.

§ 29

Postanowienia Regulaminu mogą być stosowane przy udzielaniu zamówień poza sektorowych o wartości niższej niż kwota 130.000,00 PLN.
Postanowienia Regulaminu mogą być stosowane przy udzielaniu zamówień na usługi społeczne i inne szczególne usługi, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 428.000 euro.
Zamówienia, do których z uwagi na wyłączenia ustawowe przepisy ustawy Pzp nie mają zastosowania, niezależnie od ich wartości, realizuje się zgodnie z Regulaminem.
Jeżeli zamówienie ma być finansowane z udziałem środków pochodzących z funduszy celowych (np. funduszy Unii Europejskiej, Fundacji, NFOŚiGW, WFOŚiGW itp.), postępowanie o udzielenie takiego zamówienia przeprowadza się zgodnie z Regulaminem i wymaganiami instytucji finansującej.

§ 30

Regulamin opublikowany jest na stronie internetowej Zamawiającego.

§ 31

Postanowienia Regulaminu stosuje się do postępowań o udzielenie zamówienia sektorowego wszczętych po dniu 1 stycznia 2021 r.

Załączniki:

regulamin-zamowienia-2021 Pobierz

Udostępnij

Regulamin udzielania zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane – 2021